各学院：
为充分整合校友资源，发挥校友工作围绕中心、服务大局的重要作用，不断完善校院两级的校友工作体系，有效推进成立学院校友分会，按照《河南省许昌学院校友会章程》，现将具体工作通知如下:
一、基本要求
在学校党委、行政和校友总会的领导下，学院校友分会紧紧围绕学校中心工作，以“服务校友，服务学校，服务社会”为宗旨，不断完善学院校友工作体制机制，加强与校友间的联系，积极探索校友工作与学校事业发展相结合的新模式和新途径，鼓励校友与学校开展政产学研用合作，为母校建言献策，以各种形式回馈母校，助推学校事业高质量发展。
二、学院校友分会名称
许昌学院+XX学院+校友分会
三、学校校友总会与学院校友分会的关系
河南省许昌学院校友会（以下简称“校友总会”），负责组织和指导各学院校友分会工作。校友总会秘书处设在学校校友工作办公室，是校友总会的日常办事机构，具体负责联络、协调、指导学院校友分会的相关工作。学院校友分会应在校友总会的指导下自主开展活动，并认真完成学校及校友总会的有关工作。
四、学院校友分会职责
（一）充分利用新媒体向校友宣传校史校情及院史院史，让广大校友在学而致知中知许院、懂许院，在以行践知中爱许院、为许院，在携手共进中强许院。
（二）积极与校友联络和沟通，在联络感情的基础上，合理开发校友资源，掌握校友分布情况，负责收集、整理、更新校友信息资料，建立和完善校友信息库；
（三）广泛开展校友联谊活动，做好校友返校接待工作，为校友提供热情周到的服务；开展差异化校友活动，助力校友的成长和发展；邀请优秀校友返校做报告、讲座，培养在校师生的校友意识；
（四）及时准确地向校友工作办公室反馈学院优秀校友的信息动态、返校情况、捐赠信息及校友的建议和要求等；
（五）认真落实学院领导走访校友制度，合理利用校友资源，宣传母校，联络感情，为招生就业、学生实践实训工作提供平台；促进校友企业与学校开展产学研合作与交流；
（六）做好校友捐赠工作，组织动员本学院校友支持学校及学院事业发展，参与各项公益捐赠项目，落实好校友回馈母校的资金、实物等校友捐赠意愿，加强捐赠的使用和管理，为捐赠工作做好服务。
（七）协助校友工作办公室，建立校友工作志愿者队伍，形成全员参与校友工作的格局，提高为校友服务的意识和效能。
五、学院校友分会机构及其成员
学院校友分会的工作机构是理事会。理事会由理事组成，理事人数根据各学院的实际情况确定。理事会可设置会长、副会长、理事、秘书长、副秘书长等职务。理事会还可根据需要设置名誉会长、顾问、常务副会长等职务。
（一）会长1名，由学院党委书记（院长）兼任；
（二）副会长若干名，由学院领导、教研室主任以及优秀校友等组成；
（三）秘书长1名，由学院党委副书记或副院长担任；
（四）副秘书长若干名；
（五）理事若干名，由教师代表、优秀校友代表、在校学生组成。
六、学院校友分会成立步骤及时间安排
（一）学院党政领导应重视并召开党政联席会议研究校友会筹备工作。2024年11月18日前报送学院校友分会筹备工作领导小组及校友工作联络员名单。
请各二级学院党委书记、校友工作联络员扫描文后二维码进“许昌学院校友工作群”，便于沟通交流。
（二）2024年12月15日前学院校友分会筹备工作领导小组完成以下材料申报:
1、XX学院关于成立校友分会的申请书；（附件1）
2、XX学院校友分会拟定负责人及基本情况；（附件2）
3、XX学院校友分会的筹备工作报告；
4、XX学院校友分会章程（草案）模版；（附件3）
5、XX学院校友分会成立大会议程。（附件4）
（三）2024年12月20日前校友工作办公室完成审批
1、校友工作办公室在收到学院校友分会筹备方案后，研究形成审批意见，并将意见及时反馈学院校友分会筹备工作领导小组。
2、成立学院校友分会的书面申请获批后，5天内须向校友工作办公室提交成立大会的具体材料（举行时间、地点、议程及参会人员等）。
（四）2025年1月6日前召开分会成立大会，大会议程应包含以下内容：
1、筹备工作领导小组介绍筹备情况；
2、审议并通过学院校友分会章程；
3、审议并通过学院校友分会理事会成员名单；
4、新任学院校友分会会长讲话；
5、分管校领导致辞。
（五）2025年1月10日前提交成立学院校友分会相关资料
1、学院校友分会理事会组成人员名单及联系方式；
2、学院校友分会章程；
3、学院校友分会常务理事分工及职责；
4、学院校友分会成立大会议程、成立大会材料、与会校友理事信息统计表；
5、学院校友分会成立新闻及图片。
七、其他注意事项
1、各学院校友分会成立步骤和时间按上述要求进行。
2、纸质材料（加盖公章）连同电子文档交至校友工作办公室（教师活动中心4楼404室）
联系人：周老师
联系电话：0374-7355198
